Faz tempo que não escrevo, mas é por que estou gerenciando um outro projeto, estudando sua viabilidade e logo escreverei aqui que projeto é esse. Sobre gerenciamento de projetos, você sabe qual é a melhor ferramenta para isso? Hoje no mercado temos diversas, mas como saber qual usar, não é mesmo?
A
teoria presente nas técnicas utilizadas por gerentes modernos foi influenciada
por conceitos de metodologias científicas, sociais e comerciais por mais de um
século. Em poucas palavras, o gerenciamento de projetos é uma ferramenta de
planejamento estratégico, organização e gerenciamento de recursos para
acompanhar metas estabelecidas até a sua conclusão, e a melhor forma de
gerenciar é através de programas.
O
pacote Office (Excel, Word, Powerpoint, Outlook e Access) é o mais tradicional
nesta linha. Embora tenha sido criado com o intuito de ajudar com contas
matemáticas (Excel), edição de textos (Word) e para fazer algumas apresentações
(Powerpoint), o Office foi estudado a fundo por aqueles que trabalham nesta
área e, juntamente com a utilização de Macros para automatizar alguns
processos, fizeram deste pacote uma ferramenta imprecindível e mais que
necessária. Alguns gerentes e diretores acreditam que apenas o pacote Office já
é suficiente para controlar seus projetos e com isso desenvolvem a fundo seus
analistas para que dominem esta incrível ferramenta, e tudo isso por que é uma
ferramenta de fácil aprendizado, fácil manuseio, pode ser adaptado para
qualquer necessidade, podendo criar facilmente um Balanced Scorecard, lincando
as áreas financeira, aprendizado e crescimento, processos internos do negócio,
visão e estratégia e cliente entre si de uma forma bem dinâmica.
Entretanto,
o pacote Office também apresenta alguns pontos negativos, o que faz com que
gerentes procurem alternativas em outros programas. Muitos utilizam de forma
exemplar o pacote, mas se for um projeto muito grande ou muito longo vão acabar
esbarrando com a funcionalidade da ferramenta, pois ela ficará mais pesada e
cada vez mais difícil de ser atualizada. Com o avanço da tecnologia remota, o
Office tem demonstrado que também é frágil nesta área, pois o arquivo não pode
ser trabalhado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo (o que para algumas
atividades pode parecer algo bom, pois há a garantia de que se você esta
mexendo, apenas você o está fazendo) e como não é um programa on-line, deve ser
sempre salvo e enviado por email.
Se
o pacote Office começou a deixar a desejar e você está partindo para um software
é preciso, antes verificar o que será gerenciado e como deseja ser gerenciado,
para então entender o que o programa precisará ter. Algumas perguntas devem ser
respondidas ao analisar um software de gerenciamento:
1)
Ele permite a criação de listas de tarefas de
forma simples e que também permita a priorização dessa lista de tarefas?
2)
O programa permite que todos os envolvidos no
projeto possam ajudar na solução de problemas e acompanhar a evolução de cada
uma das tarefas e o andamento das metas do projeto?
3)
Mostra graficamente como está o nível de
produtividade da equipe e o quanto você e sua equipe estão dedicando a cada
projeto?
4)
O software em questão permite a análise de
indicadores e mede o tempo de realização de cada tarefa?
5)
Permite upload e download de documentos
referentes às tarefas e projetos?
Respondendo estás perguntas, você com certeza encontrará o melhor programa de
gerenciamento para o seu projeto. Isso se faz necessário pois os gestores dos
projetos possuem visões diferentes, as empresas possuem metas particulares,
ninguém é igual a ninguém e com isso temos hoje no mercado diversos programas
para gerenciar projetos. Mas a escolha de um programa que corresponda com essas
necessidades particulares é fundamentalmente importante para uma boa gestão. Até o próximo post!
Rodrigo
P. Gonçalves
