terça-feira, 9 de julho de 2013

Programa de Gerenciamento de projetos

Boa noite a todos,

Faz tempo que não escrevo, mas é por que estou gerenciando um outro projeto, estudando sua viabilidade e logo escreverei aqui que projeto é esse. Sobre gerenciamento de projetos, você sabe qual é a melhor ferramenta para isso? Hoje no mercado temos diversas, mas como saber qual usar, não é mesmo?

A teoria presente nas técnicas utilizadas por gerentes modernos foi influenciada por conceitos de metodologias científicas, sociais e comerciais por mais de um século. Em poucas palavras, o gerenciamento de projetos é uma ferramenta de planejamento estratégico, organização e gerenciamento de recursos para acompanhar metas estabelecidas até a sua conclusão, e a melhor forma de gerenciar é através de programas.
O pacote Office (Excel, Word, Powerpoint, Outlook e Access) é o mais tradicional nesta linha. Embora tenha sido criado com o intuito de ajudar com contas matemáticas (Excel), edição de textos (Word) e para fazer algumas apresentações (Powerpoint), o Office foi estudado a fundo por aqueles que trabalham nesta área e, juntamente com a utilização de Macros para automatizar alguns processos, fizeram deste pacote uma ferramenta imprecindível e mais que necessária. Alguns gerentes e diretores acreditam que apenas o pacote Office já é suficiente para controlar seus projetos e com isso desenvolvem a fundo seus analistas para que dominem esta incrível ferramenta, e tudo isso por que é uma ferramenta de fácil aprendizado, fácil manuseio, pode ser adaptado para qualquer necessidade, podendo criar facilmente um Balanced Scorecard, lincando as áreas financeira, aprendizado e crescimento, processos internos do negócio, visão e estratégia e cliente entre si de uma forma bem dinâmica.
Entretanto, o pacote Office também apresenta alguns pontos negativos, o que faz com que gerentes procurem alternativas em outros programas. Muitos utilizam de forma exemplar o pacote, mas se for um projeto muito grande ou muito longo vão acabar esbarrando com a funcionalidade da ferramenta, pois ela ficará mais pesada e cada vez mais difícil de ser atualizada. Com o avanço da tecnologia remota, o Office tem demonstrado que também é frágil nesta área, pois o arquivo não pode ser trabalhado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo (o que para algumas atividades pode parecer algo bom, pois há a garantia de que se você esta mexendo, apenas você o está fazendo) e como não é um programa on-line, deve ser sempre salvo e enviado por email.
Se o pacote Office começou a deixar a desejar e você está partindo para um software é preciso, antes verificar o que será gerenciado e como deseja ser gerenciado, para então entender o que o programa precisará ter. Algumas perguntas devem ser respondidas ao analisar um software de gerenciamento:
1)      Ele permite a criação de listas de tarefas de forma simples e que também permita a priorização dessa lista de tarefas?
2)      O programa permite que todos os envolvidos no projeto possam ajudar na solução de problemas e acompanhar a evolução de cada uma das tarefas e o andamento das metas do projeto?
3)      Mostra graficamente como está o nível de produtividade da equipe e o quanto você e sua equipe estão dedicando a cada projeto?
4)      O software em questão permite a análise de indicadores e mede o tempo de realização de cada tarefa?
5)      Permite upload e download de documentos referentes às tarefas e projetos?

Respondendo estás perguntas, você com certeza encontrará o melhor programa de gerenciamento para o seu projeto. Isso se faz necessário pois os gestores dos projetos possuem visões diferentes, as empresas possuem metas particulares, ninguém é igual a ninguém e com isso temos hoje no mercado diversos programas para gerenciar projetos. Mas a escolha de um programa que corresponda com essas necessidades particulares é fundamentalmente importante para uma boa gestão. Até o próximo post!


Rodrigo P. Gonçalves

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